Repas, réceptions, congrès : on peut  déduire, mais pas n'importe comment

Le principe est simple : si vous mangez seul, il s’agit d’un « repas » et si vous invitez une ou plusieurs personnes, on est en face de « frais de réception ». Frais qui suivent des règles particulières s’ils sont exposés lors de congrès.

Les repas

Commençons par les frais de repas – donc quand vous mangez seul – qui démontrent une fois de plus la faculté qu’a l’administration fiscale de monter une magnifique usine à gaz en partant d’une idée simple.

Premier point : contrairement aux salariés, vous ne pouvez pas déduire ces frais de repas de façon forfaitaire, même si vous allez tous les jours au même restaurant. Vous devez donc avoir obligatoirement une pièce justificative qui peut être un relevé hebdomadaire ou mensuel.

Il faut ensuite que la distance entre votre domicile et votre lieu de travail soit telle qu’elle vous empêche de rentrer chez vous pour manger. Ce que l’on peut comprendre. Mais il faut également que cette distance ne soit pas « anormale », c'est-à-dire trop importante. Si c’est le cas, vous serez pénalisé et vous ne pourrez rien déduire… sauf si l’éloignement entre votre domicile et votre cabinet est indépendant de votre volonté.

Pour juger de cette absence de volonté, l’administration donne des exemples qui englobent à peu près toutes les situations que peut rencontrer un contribuable moyen (travail du conjoint, école des enfants, raisons de santé, problèmes financiers, etc.). Résultat : dans pratiquement tous les cas, vous pourrez déduire vos frais de repas si vous n’avez pas le temps de rentrer chez vous pour déjeuner.

Mais ce n’est pas fini car la totalité de la dépense de repas n’est pas déductible : ce sont uniquement les « frais supplémentaires » qui sont pris en compte. Il faut donc retrancher du montant effectivement payé :

- la valeur du repas pris au domicile, fixée à 4,80 euros pour les revenus de 2018,

- la fraction du prix du repas excédant 18,60 euros, toujours pour 2018.

Vous pourrez donc déduire au maximum 13,80 euros par repas.

Les frais de réception

Selon le Bulletin officiel des impôts, les dépenses de réception sont déductibles dès lors « qu’elles sont exposées dans l’intérêt de l’exploitation, qu’elles sont dûment justifiées et qu’elles sont dans un rapport normal avec l’activité de l’exploitant et l’avantage qu’il en attend. »

Il faut donc tout d’abord que la dépense, comme toutes les autres dépenses professionnelles, soit « nécessitées par l’exercice de la profession ». En cas de vérification, vous devrez pouvoir expliquer pourquoi vous avez invité telle ou telle personne au restaurant et quel intérêt professionnel vous pensiez en retirer.

Les motifs que vous pouvez donner sont multiples : installation, changement de cabinet, nouvelle spécialité, baisse d’activité (il faut relancer la clientèle), etc. Et si vos recettes augmentent, cela justifie le bien – fondé de vos invitations !

Attention, l’administration n’accepte pas toutes les explications les yeux fermés. Elle n’aime pas spécialement les restaurants des samedis et, surtout, des dimanches. Elle refuse presque toujours la déduction, même partielle, des réceptions données pour des fêtes familiales ou privées, comme les mariages, les communions, ou la remise de la Légion d’Honneur, même s’il y a des clients parmi les invités. Et si vous déduisez une note de restaurant le jour de votre anniversaire de mariage ou pour la Saint Valentin, vous risquez fort qu’elle soit rejetée…

Il faut également, comme pour toute dépense professionnelle, que celle-ci soit appuyée d’une pièce justificative, une note de restaurant sur laquelle il est conseillé d’inscrire le nom de la ou des personnes invitées. Et si vous organisez une réception à votre domicile, là encore, vous devrez rassembler tous les justificatifs des dépenses pour pouvoir les déduire.

Dernière appréciation faite par l’administration : le montant annuel des frais de réception. Il est impossible de donner une règle précise, voire un montant approximatif de dépense déductible. L’appréciation est faite au cas par cas en fonction des particularités de chaque contribuable et des habitudes de chaque inspecteur…

Les congrès

La règle, posée dans le Bulletin officiel des Impôts, est extrêmement succincte : « Les frais (de congrès) ne sont déductibles que dans la mesure où ils ont un rapport direct et certain avec la profession exercée et où leur montant est effectivement justifié. » C’est donc vous qui devez apprécier s’il y a bien un rapport direct et certain entre votre activité et la manifestation à laquelle vous voulez participer. Dans la plupart des cas, la réponse est évidente mais le problème peut se poser si vous assistez à un congrès d’une spécialité qui n’est pas la vôtre. L’administration risque dans ce cas de remettre en cause la déduction, sauf si vous avez des arguments efficaces à présenter.

La dépense doit également être « justifiée », c'est-à-dire qu’elle doit être appuyée de pièces justificatives et des éléments de son règlement. Mais vous devez en plus, surtout dans le cas des séminaires, apporter la preuve du caractère professionnel du déplacement. Il faut donc conserver tous les documents permettant de justifier ce caractère professionnel, notamment le programme et l’attestation de présence.

Deuxième règle à respecter : « les dépenses à caractère personnel ou somptuaire exposées à l’occasion de congrès ainsi que les frais de voyage et de séjour du conjoint ne peuvent en aucun cas être admis en déduction. » Vous ne pouvez donc pas déduire la partie manifestement touristique de votre séjour (comme une journée d’excursion), ni les achats personnels effectués à l’occasion du voyage. Il est donc généralement prudent, dans le cas des séminaires effectués à l’étranger, de réintégrer un petit pourcentage de la dépense totale.

Quant au conjoint, il ne peut déduire ses frais de séminaire ou de formation que s’il collabore à l’activité du cabinet et si le séminaire ou la formation ont un rapport direct avec son activité dans le cabinet. Ce sera le cas, par exemple, pour un séminaire de fiscalité professionnelle ou de comptabilité.

Comptabilisez au poste « frais de congrès » toutes les dépenses liées au congrès ou au séminaire : inscription, déplacement, hôtel, taxis, repas, etc. Pour les repas pris à l’occasion d’un congrès, d’un séminaire ou d’une formation, il n’est pas nécessaire de réintégrer la fraction du prix du repas correspondant à la valeur du repas pris au domicile ou excédant le plafond de 18,60 euros.

Le cas des secteurs I

Si vous êtes médecin conventionné secteur I, vous bénéficiez d’une déduction forfaitaire de 2 % de vos recettes qui inclut notamment les frais de réception et de taxis, dépenses que vous pouvez être amenés à exposer lors d’un congrès ou d’un séminaire. Or vous ne pouvez opter pour la déduction de 2 % que si vous ne comptabilisez pas de frais couverts par cette déduction.

Pour les frais de taxis, il n’y a pas de grande hésitation à avoir. Les dépenses de taxis couvertes par la déduction de 2 % sont celles exposées à l’intérieur de votre agglomération. Par conséquent, les frais de taxis pour vous rendre à l’aéroport ou ceux que vous faites sur le lieu du congrès ou du séminaire n’entrent pas dans la déduction de 2 %. Vous pouvez donc les déduire.

Par contre, les dépenses de réception exposées lors d’un congrès ou d’un séminaire nous semblent entrer dans les dépenses couvertes par la déduction de 2 %. Il est donc prudent, si vous êtes conventionné secteur I, ne pas les déduire.