Revenus libéraux : dépenses déductibles particulières (2/6)

Maintenance, logiciels, télé-secrétariat, sites de prise de rendez-vous

Les dépenses de contrats de maintenance du matériel professionnel, y compris informatique, sont à inscrire en ligne 17 (entretien et réparations) de votre déclaration n° 2035. Idem pour les licences annuelles de logiciels et les frais de votre site Internet s’il dépasse le stade de site « vitrine » et comporte une fonction de prise de rendez-vous. Les dépenses de télé-secrétariats téléphoniques relèvent de la ligne 18 (personnel intérimaire).
Les logiciels – l’amortissement dérogatoire accéléré sur 24 ou 36 mois ne concerne que les logiciels dont vous êtes le propriétaire et donc inscrits à votre tableau des immobilisations et amortissements. Un logiciel soumis à une licence annuelle ne peut pas être immobilisé : peu importe son coût annuel, il est alors déduit en ligne 17 ou 30.
Les sites vitrine – dans ce cas, votre site sert à votre prospection. Si vous êtes conventionné secteur 1 et avez recours à l’abattement conventionnel de 2 %, son coût est inclus dans cet abattement. Si vous êtes en secteur 2 ou hors convention, ou encore en secteur 1 mais ne recourant pas à l’abattement de 2 %, les dépenses de votre site vitrine sont à traiter comme celles des logiciels.
Les sites de prise de rendez-vous – si vous avez recours à un ou plusieurs sites Internet qui ne vous appartiennent pas, et que vous réglez donc une facture de prestation mensuelle, trimestrielle ou annuelle au site de prise de rendez-vous (Doctolib, Pages Jaunes, etc.), elle est déductible en frais de télé-secrétariat (ligne 18).

Primes d’assurances

La ligne 22 de votre déclaration n° 2035 ne doit accueillir que les primes versées pour des contrats couvrant des risques inhérents à votre profession : assurance RCP, local et matériel professionnels, y compris les assurances de prêts, protection juridique facultative, et pour les médecins remplaçants et les médecins télé-consultants, la quote-part professionnelle de l’assurance multirisque habitation. Toutes les autres primes d’assurances relèvent d’autres lignes spécifiques, notamment les assurances facultatives, en régime Madelin ou non, pour couvrir les pertes d’exploitation, les pertes de revenus, la couverture des frais fixes, la complémentaire santé, etc.

Autres frais de déplacements

Cette ligne 24 accueille tous vos frais de déplacements professionnels autres que ceux de tous vos véhicules, vélos, scooters, etc. soient : transport en train, métro, RER, bus, taxi, covoiturage, bateau (votre dernier remplacement en Corse…), avion (celui de La Réunion…), téléphérique (votre activité à Val d’Isère…), etc. S’y ajoutent leurs prolongements : frais d’hébergement, parcmètres et péages, les frais supplémentaires de repas (plafonnés à 15 €/repas en 2023) dus à l’éloignement du domicile, que vous soyez installé ou remplaçant. Ils peuvent prendre deux formes distinctes : 1/ Soit exceptionnels, car liés à votre voyage professionnel ; 2/ Soit fréquents et réguliers, du fait d’horaires de consultations séparés d’une (trop) courte pause pour déjeuner à domicile. Attention : vos frais d’invitation au restaurant d’un confrère ou de toute relation de travail même survenant à l’occasion d’un voyage professionnel sont déductibles en ligne 26, au poste des frais de réception et/ou de représentation, et non pas en ligne 24. Ils sont alors déductibles sans aucun plafond ni abattement, sauf si vous avez opté pour la déduction conventionnelle de 2 % dans lesquels ils sont alors inclus. Auquel cas vous aurez avantage à n’inviter personne… officiellement (voir infra).

Frais de réception, de représentation et de congrès

Si vous êtes installé en secteur 1 (collaborateur inclus), vous pouvez opter pour leur déduction conventionnelle par évaluation forfaitaire (à un montant valant 2 % de vos recettes brutes avant rétrocession d’honoraires). La liste exhaustive de dépenses est la suivante : réception et représentation (ligne 26), prospection et blanchissage (ligne 30), cadeaux professionnels (26 ou 30), petits déplacements y compris parcmètres situés à l’intérieur de votre agglomération (24) et travaux de recherche (30). Dans ce cas, vos autres frais hors liste sont déductibles en ligne 26, et notamment vos frais de congrès.

Exemples d’application : a) lors de réunions de travail, congrès ou séminaires extérieurs à votre ville d’exercice, pourront être déduits vos frais de déplacements (non automobiles) ainsi que vos frais d’inscription et de séjour (repas et hébergements) en ligne 24 ou 26 en sus du 2 % forfaitaire qui relève de la ligne 43  ; b) les autres petits frais de réception et de représentation engagés lors de ce même congrès extérieur (coûts des repas ou apéritifs « d’affaires ») ne seront pas déductibles en sus car inclus dans la déduction de 2 %. Mais si vous n’invitez personne, n’oubliez pas que vos propres frais supplémentaires de repas inhérents aux congrès pourront nourrir la ligne 24.

Précision comptable capitale : l’inscription de l’un de ces frais figurant dans la liste du 2 % en comptabilité vaut renonciation à l’option du 2 %. Aussi si la moindre dépense de ce type a été acquittée par votre compte professionnel, vous la neutraliserez en la « passant » directement en prélèvement(s) de l’exploitant, par essence non déductible(s).

Quel que soit votre secteur conventionnel, vous pouvez aussi déduire pour leurs montants réels tous vos frais relevant de cette ligne 26 : réception + représentation + congrès, avec tous leurs prolongements de dépenses professionnelles que sont les frais de déplacement, de cadeaux, de repas et d’hébergement.