Simplifiez votre comptabilité libérale BNC

Voici trois manières de simplifier sensiblement la tenue de vos rentrées. Avec un rappel de vos contraintes en matière de secret médical.

Comptabilisez vos recettes d’après vos relevés bancaires

Vous pouvez comptabiliser vos recettes d’après vos relevés bancaires si celles-ci ne dépassent pas 247 000 € pour 2022. À condition d’opérer une régularisation en fin d’année pour tenir compte des opérations* de 2022 qui ne figureraient pas (encore !) sur vos relevés. Cette disposition concerne aussi bien les installés, collaborateurs inclus, que les remplaçants. Vous pouvez donc inscrire dans votre livre journal des recettes vos remises de chèques, de cartes bleues, de virements et d’espèces exactement comme elles se présentent sur votre relevé bancaire (c’est-à-dire par regroupement des différentes catégories d’espèces reçues plusieurs jours de suite, à votre convenance) et les dater du jour de la remise, par ordre chronologique. Et cela de manière dématérialisée en utilisant les fonctions proposées par votre banque.

Dédier un compte courant aux seuls tiers payants

Selon l’importance de vos recettes en tiers payants — virements de la CPAM —, votre intérêt est de dédier un compte bancaire professionnel spécifique à ces seules recettes afin de simplifier à la fois votre pointage vis-à-vis de ce que vous versent les caisses, mais également — coup double !- de reporter sur votre livre journal des recettes ces paiements tels qu’ils se présentent sur votre relevé bancaire, et de manière chronologique.

Les recettes perçues en espèces

Si elles sont inférieures à 76 euros, elles peuvent être comptabilisées globalement (= en une seule écriture comptable) en fin de journée, à la condition que vous conserviez, sous une forme ou sous une autre, les coordonnées des patients à l’origine de ces recettes. Soit pratiquement l’écrasante majorité des actes courants d’un médecin conventionné, car votre pratique quotidienne vous impose dans tous les cas, quelle que soit la manière dont vous procédez, de conserver les coordonnées des patients qui vous consultent… Que ce soit via votre logiciel métier ou votre carnet de rendez-vous (électronique ou papier, etc.).

Secret professionnel et recettes

Concernant des recettes qui ne peuvent pas faire l’objet des simplifications décrites ci-dessus, vous avez la possibilité — et le devoir si vous respectez la déontologie — de comptabiliser lesdites recettes sans mentionner l’identité de votre patient dans votre livre journal comptable, secret médical oblige. Il vous suffit d’utiliser un code, à votre convenance, vous permettant de relier la recette en question et l’identité du patient, via votre logiciel métier ou votre carnet de rendez-vous. En effet, depuis le 1er janvier 2000, tous les médecins libéraux doivent tenir un registre (dit auxiliaire) indiquant en face de chacun des honoraires perçus l’identité déclarée par le patient, le montant, la date et la forme du versement (espèces, chèque, carte bancaire, virement), et ceci afin de se conformer à l’article 226-13 du Code pénal. Afin de ne pas risquer de violer le secret professionnel en cas de contrôle (fiscal notamment), vous éviterez donc d’inscrire en face de chacun des honoraires tout autre renseignement comme la nature de l’acte nomenclaturé par exemple. Rappelons que cette information ne peut être communiquée à l’administration fiscale et plus généralement à quiconque sauf dans le cadre du contrôle légal des caisses de sécurité sociale.

Situation des remplaçants

Les remplaçants sont soumis aux mêmes dispositions même s’ils ne perçoivent, légalement, jamais d’honoraires pour leur propre compte de la part des patients qu’ils soignent. Le remplaçant, selon les dispositions comptables et fiscales en vigueur, ne doit percevoir qu’un virement ou chèque de rétrocession d’honoraires du titulaire. Notre conseil : gardez un double du détail de votre activité pour chaque remplacement, avec l’identité, le montant des honoraires ainsi que la nature du paiement correspondant à chaque patient. Outre que cette précaution correspond au bon sens pratique et à un début de prévention vis-à-vis d’une éventuelle plainte en responsabilité professionnelle, elle permet de couper court à tout litige comptable éventuel, plusieurs années après les faits, dans le cas où le médecin installé subit un contrôle fiscal révélant des discordances entre montants rétrocédés et déclarés. Rappel : Les protagonistes du remplacement libéral procéderont de même concernant la question fiscale des avantages en nature (voir QdM n° 9929).

Le casse-tête du personnel

Si vous employez du personnel salarié (personnes tierces ou au contraire personnes proches, notamment conjoint collaborateur salarié), ce poste comptable est le second des deux plus complexes après celui des cotisations sociales. Et il se complexifie à peu près chaque année au fil des lois dites de simplification de notre législateur. Notre expérience montre qu’il est impossible à un médecin (ou à un proche à moins qu’il ne soit lui-même comptable spécialisé) de le dominer. Le service URSSAF appelé TESE (titre emploi service entreprise) peut être un recours possible uniquement en cas de simple situation mono-salariale à temps partiel chez un employeur individuel. Sans oublier que ce service ne gère pas l’obligation légale d’inscription de votre salarié à un service de médecine du travail, ni celle depuis 2016 de lui fournir une couverture complémentaire santé (mutuelle) sous conditions complexes.

Une question ? Un avis ? = > pascal.lamperti@media-sante.com

(*) Rappel : cette simplification ne doit pas vous faire oublier qu’en comptabilité recettes/dépenses, toute recette doit normalement être enregistrée au jour de son encaissement.